5 dicas para o sucesso das empresas em teletrabalho

No contexto atual de limitações ao contacto pessoal devido à situação de pandemia que vivemos, as organizações têm de se preparar e adaptar rapidamente para funcionarem em ambiente de trabalho remoto.

A Outscope, sendo uma empresa de tecnologia, tem uma vasta experiência na dinâmica de trabalho remoto, pois operamos localmente e globalmente com os nossos clientes e parceiros neste paradigma há vários anos. Não sendo um processo fácil, existem estratégias e ferramentas que permitem ajudar nesta tarefa.

Partilhamos convosco 5 dicas que nos parecem essenciais para o bom funcionamento das organizações em ambiente remoto:

 

  1. Mantenha rotinas de trabalho

Estar em casa com a família e manter a produtividade é um grande desafio para todos os colaboradores.

Será necessário saber dividir o que é trabalho e o que é lazer, pelo que manter horários específicos para trabalhar, transversais a toda a organização, é uma grande ajuda para manter as rotinas e ritmo de trabalho. Contactos e reuniões remotas ao longo do dia é uma excelente forma de manter a dinâmica de grupo e ajudar cada colaborador a manter-se fiel ao seu horário.

 

  1. Use novas ferramentas de colaboração

Atualmente existem muitas ferramentas tecnológicas desenhadas e pensadas especificamente para potenciar e facilitar o trabalho e colaboração remota entre equipas.

Deste leque de ferramentas destacamos as que permitem chamadas de voz e vídeo em grupo, a partilha e edição colaborativa de documentos em tempo real (conheça os benefícios do Microsoft OneDrive), a comunicação em grupos temáticos (chats) e a gestão de tarefas e de projetos em equipa.

Estas ferramentas são hoje fáceis de usar, pelo que se a sua organização ainda não as utiliza, a sua implementação é relativamente simples e viável mesmo que a sua equipa já esteja a operar em modelo de trabalho remoto.

 

  1. Privilegie comunicações por vídeo

A comunicação à distância, escrita e verbal, não é tão fluída e é suscetível a más interpretações entre emissor e recetor.

Numa realidade em que por algum tempo o contacto presencial vai ser limitado, a comunicação com auxílio do vídeo permite adicionar aos conteúdos das mensagens, as expressões faciais e a linguagem corporal que tantas vezes ajuda a perceber o verdadeiro sentido da mensagem e a evitar mal-entendidos. A comunicação por vídeo, hoje tecnologicamente fácil de utilizar e integrar nas soluções de colaboração, aproxima as pessoas e contribui de forma decisiva para mantermos uma equipa unida e com força para enfrentar os desafios desta nova realidade (descubra como o Microsoft Teams ajuda no sucesso do trabalho remoto).

 

  1. Garanta acesso às aplicações de negócio

Para manter a sua empresa a funcionar em regime de trabalho remoto é vital garantir que os seus colaboradores conseguem utilizar as aplicações críticas ao seu negócio.

Além do acesso às mesmas, é necessário que os colaboradores consigam usar essas aplicações com uma boa experiência de utilização e de performance ou acabarão por as usar o menos possível.  O acesso às aplicações de uma organização pode ser disponibilizado via interface web que corre na maioria dos PCs e browsers modernos e através redes seguras e encriptadas (VPNs) que permitem aos colaboradores trabalhar remotamente como se estivessem no seu posto de trabalho no escritório da empresa.

 

  1. Controle a segurança dos equipamentos, dados e colaboradores

Com o trabalho remoto e as novas formas de colaborar e trabalhar, aumenta a partilha de informação via internet, e o controlo sobre os dados e os colaboradores é mais reduzido.

É assim necessário implementar medidas de ciber-segurança que assegurem a proteção e a resiliência deste ambiente de trabalho remoto. As principais medidas passam por assegurar a proteção dos computadores e equipamentos de trabalho remoto, das redes de comunicação e da identidade digital dos colaboradores. As soluções tecnológicas para trabalho remoto já devem considerar os controlos de segurança necessários, mas caso isso não aconteça garanta que implementa as medidas necessárias ou arrisca-se a que o sonho do trabalho remoto se torne em pesadelo.

 

O trabalho remoto é uma mudança significativa para muitas organizações, mas não há razão para a sua não conseguir fazê-la.

Existem muitas ferramentas que potenciam este ambiente e já há um histórico de lições do que funciona e do que não, pelo que seguir as melhores práticas é meio caminho para o sucesso. Esperamos que estas 5 dicas sejam úteis e caso precisem de ajuda na sua implementação, contem com a equipa da OutScope que está disponível e que tem o know-how para ajudá-lo nessa tarefa.

 

Se quer saber mais sobre como ajudamos as empresas com soluções de trabalho remoto, visite a nossa página de SOLUÇÕES DE TELETRABALHO.

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