Os principais benefícios do OneDrive

Já foi o tempo em que muitas empresas sofriam com o armazenamento dos ficheiros, controlo de versões e partilha entre colaboradores, certo?

A realidade é que muitas ainda enfrentam problemas na hora de promover a colaboração entre colaboradores. O contexto de teletrabalho vem apurar ainda mais a necessidade de ferramentas que simplifiquem a colaboração. E-mails com vários anexos “V6.pptx”, versões desatualizadas, pastas distribuídas pelos portáteis individuais não partilhadas… são exemplos de um cenário que ainda fazem parte do dia a dia de muitas empresas, em especial nas pequenas e médias.

As soluções baseadas em tecnologia cloud são uma boa forma de abordar estas questões, pois potenciam a colaboração e a partilha de ficheiros. Sabia que existe um serviço de armazenamento, partilha e colaboração de ficheiros que faz parte do serviço Microsoft Office 365?

O que é o Microsoft Office 365 e o OneDrive?

O Microsoft Office 365 é a oferta dos serviços tradicionais do Office (Word, Excel, Power Point…), em conjunto com uma série de ferramentas que potenciam criar, aceder e partilhar ficheiros de uma forma muito mais colaborativa e segura, num modelo de subscrição. Uma das principais vantagens percebidas pelos utilizadores e empresas do Office 365 é o facto das aplicações estarem sempre atualizadas.

Outra grande vantagem e fator de mudança do Office tradicional para o Microsoft Office 365 é o serviço de armazenamento e partilha de ficheiros na Cloud – OneDrive.

O OneDrive é um serviço de armazenamento de ficheiros na cloud e uma das suas grandes vantagens na sua utilização é o acesso aos ficheiros da empresa a partir de qualquer lugar e trabalhar com eles online através de qualquer dispositivo. De forma segura.

Não é novidade o armazenamento e a partilhar de ficheiros na cloud. De facto, existem diversas soluções no mercado que oferecem este serviço de forma gratuita. Mas num contexto empresarial, o OneDrive destaca-se por estar integrado nas aplicações do Office 365. Torna-se muito mais fácil a gestão de licenças, acessos e permissões, além de potenciar a interação entre colaboradores. É possível, por exemplo, partilhar ficheiros pela aplicação do Teams e mantê-los atualizados nas pastas do computador ou mesmo na aplicação do OneDrive em dispositivos móveis (descubra como o Microsoft Teams ajuda no sucesso do trabalho remoto). Isto potencia a mobilidade empresarial.

Dentre os principais recursos e funcionalidades do OneDrive, podemos citar:

• Área de trabalho totalmente sincronizada
• Acesso a partir de qualquer dispositivo: computador, smartphone e tablet
• Gestão de documentos a partir de um browser
• Integração com Office 365
• Trabalho colaborativo: criar, partilhar, editar, entre outros
• Histórico de mudanças em documentos
• Criação de Relatórios (Reporting)
• Suporte para sincronização de diretório / SSO / ADFS
• Conformidade de padrões integrados

Benefícios do OneDrive, a cloud Microsoft 365

A seguir, listamos alguns dos principais benefícios da correta utilização do OneDrive:

Acesso aos ficheiros a partir de qualquer lugar

Quando os ficheiros são armazenados no OneDrive, é possível ter acesso em qualquer lugar através da Internet.

Trabalho colaborativo em tempo real

Os ficheiros no OneDrive podem ser editados ao mesmo tempo por vários utilizadores, por forma a que haja apenas uma versão atualizada.

Armazenamento seguro

Os ficheiros no OneDrive estarão sempre seguros nos servidores Microsoft 365.

Atualizações constantes

O licenciamento do Microsoft 365 permite sempre obter as últimas atualizações de todas as suas ferramentas disponíveis.

Acesso a partir de qualquer dispositivo

Para além de acedermos aos ficheiros na cloud OneDrive a partir de qualquer lugar, também podemos aceder a partir de qualquer dispositivo, seja um smartphone, computador ou tablet.

Redução de custos

O OneDrive já está incluído no licenciamento Office 365. Não é preciso contratar serviço adicional de armazenamento.

Com o OneDrive, muitas empresas conseguiram potenciar a produtividade e a colaboração entre os seus colaboradores, sem aumento de custos e com segurança e resiliência.

As ferramentas da Microsoft são as mais conhecidas e têm compatibilidade com um grande número de dispositivos, por isso apresentam-se como a melhor solução do mercado para o dia a dia das empresas.